6 askelmerkkiä tehokkaaseen digitaaliseen tiedonhallintaan – näin onnistut

Ilman mittareita on vaikea tietää, onko yrityksen tiedonhallinnan kehittäminen onnistunut. Tässä konkreettisuus on tärkeää. Yritätkö auttaa käyttäjiä löytämään dokumentteja nopeammin? Säästätkö dokumenttien säilytyskuluissa? Haluatko parantaa yhteistyötä? Onko syytä suunnitella manuaalisia prosesseja uudelleen?

Aseta perustaso, jota voit verrata olemassa olevaan järjestelmääsi ja käytäntöihin.

Laskun käsittely saattaa kestää aiemman toimintatavan 15 minuutin sijaan vain 2 minuuttia. Jo päivätasolla tämä ajansäästö on merkittävä.

Mittareiden käyttö on tehokas tapa osoittaa projektin arvo ja rohkaista käyttäjiä omaksumaan uudistukset.

Automatisoidut prosessit vähentävät työntekijöiden aikaa ja vaivaa, mikä vähentää viime kädessä yrityksesi kustannuksia. Priorisoi automaation kehittäminen niihin liiketoimintakriittisiin prosesseihin, joissa säästöt ovat merkittävimpiä.

Automatisointi toimii hyvin yksinkertaisten tai toistuvien prosessien kanssa, koska työnkulun vaiheet on helppo määrittää ja optimoida ja säästetty aika on helppo mitata.

Yritys voi esimerkiksi käyttää tiedonhallintaa löytääkseen tarvittavat dokumentit, kun asiakkaat kysyvät tilauksiin liittyviä tietoja. Ennen prosessin automatisointia voi kestää tunteja, ennen kuin oikeat tiedot löytyvät. Digitaalisen tiedonhallinnan avulla asiakkaat voivat saada automaattisen vastauksen muutamassa minuutissa.

Dokumenttien sisällön tallennus mahdollisimman lähellä lähdettä säästää aikaa ja parantaa tietojen laatua. Välineet, kuten virtuaaliset tulostimet ja sähköiset lomakkeet, ovat hyviä esimerkkejä.

Virtuaalitulostimilla voit tallentaa dokumentteja suoraan tiedonhallintajärjestelmääsi tulostamatta ja skannaamatta niitä ensin. Sähköisten lomakkeiden avulla järjestelmä poimii tiedot automaattisesti tietokentistä, mikä vähentää manuaalista tietojen syöttämistä. Nämä e-lomakkeet yksinkertaistavat, parantavat ja nopeuttavat tiedonkeruuta.

On myös tärkeää pystyä jakamaan tietoja ERP-, CRM- tai muiden yritysohjelmistojen kanssa. Kun tiedonhallintaratkaisusi ja muut järjestelmät voivat ”puhua” toisilleen, tietojen hakeminen ja jakaminen järjestelmien välillä pitää liiketoimintatiedot synkronoituna.

On tärkeää, että käyttäjät pääsevät järjestelmään, saavat tarvitsemansa ja pääsevät ulos mahdollisimman pienellä vaivalla – ja ilman tarpeetonta sotkua työpöydällä. Tiedonhallintajärjestelmät on suunniteltu ratkaisemaan monia ongelmia, mutta kaikkia ominaisuuksia ei tarvitse näyttää jokaisen käyttäjän näytöllä.

Hyvä järjestelmä antaa järjestelmänvalvojille ja käyttäjille mahdollisuuden tarkastella vain tehtäviensä suorittamiseen tarvittavia elementtejä. Käyttöliittymän räätälöiminen kullekin roolille helpottaa henkilöstön työskentelyä ilman, että se lisää hämmennystä tai valtavaa määrää epäolennaista tietoa.

Onpremise tarkoittaa serverien ja sovellusten asentamista paikallisesti. Fyysinen omaisuus, kuten palvelimet, reitittimet ja kiintolevyt, ostetaan, asennetaan ja lopulta vaihdetaan. Ne vaativat kallista, aikaa vievää ylläpitoa, päivityksiä, integraatioita ja tietoturvan valvontaa.

Kun valitset pilvipohjaisen tiedonhallinnan, palveluntarjoaja ottaa vastuun järjestelmäpäivityksistä ja tietoturvakorjauksista. Tämä helpottaa yritysten skaalaamista investoimatta enemmän yrityksen sisäisiin IT-resursseihin. Pilvessä toimivat tiedonhallintajärjestelmät toimivat myös mobiililaitteilla kaikkialla, missä on Internet-yhteys, ja ne tukevat turvallisia etätyöympäristöjä ja parempaa joustavuutta tiimeille.

Ennen kuin otat käyttöön uuden tiedonhallintajärjestelmän, mieti, miten haluat tiimisi käyttävän sitä ja mitä se tarkoittaa kansio- ja dokkumenttityyppien nimeämis- ja indeksointikäytännöissä.

Aseta säännöt ja käytännöt sille, missä tiedot tulee säilyttää ja miten ne pitäisi luokitella. Jos esimerkiksi haluat hallita laskuprosesseja, voit luoda nimeämiskäytännön, joka edellyttää, että laskut nimetään muodossa, kuten ”asiakkaannimi_lasku_ppkkvvvv_summa”. Kannattaa myös valita huolellisesti yleiset hakemistokentät dokumenttityypeille, kuten ostotilaukset tai laskut.

Kun olet päättänyt nimeämiskäytännöistä, hakemistokentistä ja kansiorakenteista, ota käyttöön automaatio ja säännöt tiedonhallintaohjelmistossasi varmistaaksesi, että henkilöstö noudattaa niitä.