Valjasta dokumenttiprosessit tekemään tulosta analyysin avulla

Tiedonhallinnan ja tulostusympäristön analyysi edistää liiketoimintaa

Yrityksen päätöksenteon selkärankana toimii tieto – sen kerääminen, analysointi ja hallinta. Kun tiedonkulku on optimoitu, päätökset perustuvat kattavaan ymmärrykseen ja ovat  kohdennetumpia ja vaikuttavampia. Tulostusympäristön ja tiedonhallinnan tehokas analyysi on investointi, joka maksaa itsensä takaisin parempana suorituskykynä, kustannussäästöinä ja kilpailuetuna.

Moderni liiketoimintaympäristö vaatii jatkuvaa sopeutumista ja uudistumista, ja sen keskiössä on tiedon hallittu virtaus. Listaamamme analyysitarpeet tarjoavat suunnannäyttäjän, jonka eri kategoriat kuvastavat tulostusympäristön ja tiedonhallinnan kehittämisen tarvetta. Operatiivisista kustannuksista strategisiin prosessiparannuksiin. Jokainen kohta listauksessa kuvastaa aluetta, jossa on mahdollista saavuttaa merkittäviä parannuksia, tehostaa toimintaa ja vahvistaa yrityksen rakenteita.

Edistynyt analyysimme ei ole pelkästään raportti – se on perusteellinen katsaus yrityksenne tiedonhallintaan ja tulostusympäristön prosesseihin.

Lähes sata hyvää syytä analyysille

Kaikenlaiseen yritystoimintaan sopivia tarpeita on lukuisia. Huomaa, että jo muutamakin olennainen on hyvä syy analyysin toteuttamiselle.

• Nykyisen tulostusympäristön kokonaiskustannusten säästö
• Paine vähentää liiketoiminnan yleisiä kustannuksia
• Kustannusten läpinäkyvyys
• Tulostuskustannusten vähentäminen
• Liiketoiminnan operatiivisten kulujen tasapainottaminen vs. pääomakulut
• Laitteisiin, arkistointiin ja liiketoimintaprosesseihin liittyvien piilokustannusten tunnistaminen
• Tuloksen parantaminen
• Tarvetta vähentää manuaalisia työvaiheita
• Rajalliset resurssit hallinnossa tai IT:ssä
• Oikean tiedon löytämiseen menee aikaa
• Hankalat kansiorakenteet vaikeuttavat tiedon tallennusta ja hakua
• Sopimuksia ei löydy tai sopimusten päättyminen ei tiedossa
• Sopimuksia säilytetään paperilla ja mapeissa
• Puuttuva automaatio sopimusten uusimiseen
• Halutaan digitoida paperipohjaisia prosesseja tehokkaammiksi
• Ei haluta investoida raskaasti dokumenttien hallinnan ratkaisuihin
• Halutaan edetä vaiheittain tiedonhallinnan ratkaisujen käyttöönotossa

• Puutteellinen tietämys nykyisestä tulostusympäristöstä ja kyky seurata ja mitata sen toimintaa
• Suuri määrä tietoverkkoon liittämättömiä laitteita käytössä
• Useampia eri merkkisiä ja/tai mallisia laitteita käytössä, useita toimittajakumppaneita
• Suuri määrä henkilökohtaisia laitteita käytössä
• Nykyisiä sopimuksia päättymässä
• Vaikeuksia toteuttaa kestävän kehityksen tavoitteita
• Halutaan vapauttaa IT-osaston resursseja
• Tulostamisen vähentäminen
• Oikeuksien määrittely arkistoidun tiedon kansiorakenteissa
• Tarve muodostaa keskitetty arkistointi ja haku yritystiedolle
• Dokumentteja monissa paikoissa yrityksen verkossa
• Halutaan arkistoida tietoa eri lähteistä, esim. sähköposteja, kuva-arkistoja, tietokantoja jne.
• Halutaan skaalautuva, eri tarpeisiin soveltuva tiedonhallinnan ratkaisu
• Auditointeihin valmistautumiseen ja dokumenttien keräämiseen käytetään liikaa aikaa
• Halutaan optimoida dokumentteihin pääsyä eri laitteilta esim. mobiilisti
• Projekteihin ja hankkeisiin liitttyvät dokumentit eivät löydy yhdestä paikasta
• Ei varmuutta dokumenttien oikeasta versiosta

• Yhdistymisten ja yritysostojen kautta tulleet laitteet
• Fuusioituneet organisaatiot hakevat tehokkuutta ja säästöjä
• Hajautetut toimistot ja hajautetut sijaintipaikat
• Eri yksiköt toteuttavat omat hankintansa
• Kasvava liikkuvan henkilöstön määrä tai laaja työntekijöiden toiminta-alue
• Puutteellinen ymmärrys laitteiden tehokkaammasta hyödyntämisestä asiakirjaprosesseissa
• Parannettavaa työtyytyväisyydessä ja kuormittavien manuaalisten työvaiheiden vähentämisessä
• Tarvetta siirtää tietoa järjestelmästä toiseen
• Halutaan keskittää työntekijöiden henkilötiedot yhteen turvattuun arkistoon
• Henkilöstön perehdytyksen ja lähtemisen prosesseissa kehitettävää
• Rekrytoinnin ja perehdytyksen prosesseihin tarvitaan automaatiota ja tehokkuuutta
• Halutaan välitön pääsy tietoon menemättä yrityksen järjestelmien kautta
• Halutaan tukea ratkaisuja etänä työskenteleville tietotyöläisille
• Tarvetta työstää tiiminä yhteisiä dokumentteja
• Halutaan lähettää tai hyväksyttää dokumentteja asiakkaalla

• Tehokkuuden hakeminen asiakirjaprosesseihin
• Asiakkaiden tarpeet
• Puutteellinen tieto tuotettujen asiakirjojen käytöstä
• Tulostusinfrastruktuuri ei ole linjassa liiketoiminnan tarpeiden kanssa
• Kasvava tarve keskittyä toiminnallisessa tehokkuudessa
• Voimakkaasti lakisääteinen asiakirjapainotteinen toimiala
• Korkeat tietoturvavaatimukset tai vähäinen tieto tulostusympäristön tietoturvatasosta
• Laitesijoittelun hankaluus
• Ei varmuutta henkilötietojen oikeasta säilytyksestä yrityksen verkossa
• Halutaan tehostaa tietoturvaa ja ehkäistä kyberuhkia yritytasolla
• Halutaan luoda yritykselle automaatio-/pilvistrategia
• Tarvetta tehostaa koko yrityksen infrastruktuurin resilienssiä erilaisille uhille
• Halutaan kehittää prosesseja sertifikaattien saavuttamiseen
• Sähköisiin allekirjoituksiin halutaan kansainvälinen standardi ja korkein tietoturvataso
• Halutaan arkistoida automaattisesti sähköisesti allekirjoitetut sopimukset
• Halutaan tukea kestävän kehityksen käytäntöjä