Analyysi löytää oikean tiedon
Analysointipalvelumme tarjoaa edistyneen ja kattavan analyysin yrityksenne tulostusympäristöstä ja tiedonhallinnasta. Analyysi paljastaa laitteiden käyttötavat, työnkulkujen pullonkaulat, kustannukset ja mahdolliset riskit sekä ongelmat tarjoten ratkaisuja kustannustehokkuuden ja tuottavuuden parantamiseen.
Palvelu sisältää tulostusympäristön, tiedonhallinnan ja tietoturvan analysoinnin tarkastellen laitemääriä, käyttötapoja, kokonaiskustannuksia, työnkulkuja, automaatioita sekä turvallisuuskäytäntöjä.
Tulostusympäristön analysointi
Tulostusympäristön analysointi
- Laitemäärät / käyttäjät
- Käyttöalueet
- Käyttömäärät
- Kokonaiskustannukset
- Uuden tulostusympäristön suunnitelma
”Ilmeni, että osastolla oli kuusi erilaista tulostinta, joista viisi sijaitsi henkilöiden omissa huoneissa. Näihin sitten haettiin tarvittaessa tulostustarvikkeita kauppakeskuksen elektroniikkamyymälästä. Tehokkuus ja säästöt eivät varmasti toteutuneet toivotun mukaisesti.”
Tiedonhallinnan prosessien analysointi
- Paperidokumenttien työnkulku
- Digitaalisten dokumenttien työnkulku
- Digitointiprosessit
- Käytetyt sovellukset
- Arkistointi ja arkiston ylläpito
”Pahimmassa tapauksessa tarvittava dokumentti noudettiin alakerran arkistosta, skannattiin asiakkaalle lähetettäväksi ja palautettiin alkuperäinen takaisin arkistoon.”
Tietoturva-analyysi
- Laitteiden ohjelmistopäivitykset
- Salasanakäytännöt
- Kirjautumiskäytännöt
- Suojauskäytännöt
- Laitteiden muistit ja yhteydet
”Kuka tahansa tulostimen ohi kävelevä olisi voinut napata mukaansa firman salassa pidettävää tietoa paperille tulostettuna.”
Analysointi käytännössä
Analysoinnin jälkeen yrityksellänne on selkeä kokonaiskuva ja tieto dokumenttiprosessienne todellisesta toiminnasta ja sen aiheuttamista kustannuksista sekä ongelmakohdista ja tehottomista toiminnoista. Selvityksen tuloksena saatte on raportin nykytilanteesta ja ehdotuksen optimoidusta kokonaisuudesta, jossa työ sujuu mahdollisimman tehokkaasti ja yksinkertaisesti ja kustannukset ovat helposti seurattavissa.
Analyysin toteuttamiselle on lukuisia hyviä syitä
Huomaa, että jo muutamakin on hyvä syy analyysin toteuttamiselle.
Kustannuksiin perustuvat tarpeet
- Nykyisen tulostusympäristön kokonaiskustannusten säästö
- Paine vähentää liiketoiminnan yleisiä kustannuksia
- Kustannusten läpinäkyvyys
- Tulostuskustannusten vähentäminen
- Liiketoiminnan operatiivisten kulujen tasapainottaminen vs. pääomakulut
- Laitteisiin, arkistointiin ja liiketoimintaprosesseihin liittyvien piilokustannusten tunnistaminen
- Tuloksen parantaminen
- Tarvetta vähentää manuaalisia työvaiheita
- Rajalliset resurssit hallinnossa tai IT:ssä
- Oikean tiedon löytämiseen menee aikaa
- Hankalat kansiorakenteet vaikeuttavat tiedon tallennusta ja hakua
- Sopimuksia ei löydy tai sopimusten päättyminen ei tiedossa
- Sopimuksia säilytetään paperilla ja mapeissa
- Puuttuva automaatio sopimusten uusimiseen
- Halutaan digitoida paperipohjaisia prosesseja tehokkaammiksi
- Ei haluta investoida raskaasti dokumenttien hallinnan ratkaisuihin
- Halutaan edetä vaiheittain tiedonhallinnan ratkaisujen käyttöönotossa
Hallinnolliset tarpeet
- Puutteellinen tietämys nykyisestä tulostusympäristöstä ja kyky seurata ja mitata sen toimintaa
- Suuri määrä tietoverkkoon liittämättömiä laitteita käytössä
- Useampia eri merkkisiä ja/tai mallisia laitteita käytössä, useita toimittajakumppaneita
- Suuri määrä henkilökohtaisia laitteita käytössä
- Nykyisiä sopimuksia päättymässä
- Vaikeuksia toteuttaa kestävän kehityksen tavoitteita
- Halutaan vapauttaa IT-osaston resursseja
- Tulostamisen vähentäminen
- Oikeuksien määrittely arkistoidun tiedon kansiorakenteissa
- Tarve muodostaa keskitetty arkistointi ja haku yritystiedolle
- Dokumentteja monissa paikoissa yrityksen verkossa
- Halutaan arkistoida tietoa eri lähteistä, esim. sähköposteja, kuva-arkistoja, tietokantoja jne.
- Halutaan skaalautuva, eri tarpeisiin soveltuva tiedonhallinnan ratkaisu
- Auditointeihin valmistautumiseen ja dokumenttien keräämiseen käytetään liikaa aikaa
- Halutaan optimoida dokumentteihin pääsyä eri laitteilta esim. mobiilisti
- Projekteihin ja hankkeisiin liitttyvät dokumentit eivät löydy yhdestä paikasta
- Ei varmuutta dokumenttien oikeasta versiosta
Toimintaympäristöön perustuvat tarpeet
- Yhdistymisten ja yritysostojen kautta tulleet laitteet
- Fuusioituneet organisaatiot hakevat tehokkuutta ja säästöjä
- Hajautetut toimistot ja hajautetut sijaintipaikat
- Eri yksiköt toteuttavat omat hankintansa
- Kasvava liikkuvan henkilöstön määrä tai laaja työntekijöiden toiminta-alue
- Puutteellinen ymmärrys laitteiden tehokkaammasta hyödyntämisestä asiakirjaprosesseissa
- Parannettavaa työtyytyväisyydessä ja kuormittavien manuaalisten työvaiheiden vähentämisessä
- Tarvetta siirtää tietoa järjestelmästä toiseen
- Halutaan keskittää työntekijöiden henkilötiedot yhteen turvattuun arkistoon
- Henkilöstön perehdytyksen ja lähtemisen prosesseissa kehitettävää
- Rekrytoinnin ja perehdytyksen prosesseihin tarvitaan automaatiota ja tehokkuuutta
- Halutaan välitön pääsy tietoon menemättä yrityksen järjestelmien kautta
- Halutaan tukea ratkaisuja etänä työskenteleville tietotyöläisille
- Tarvetta työstää tiiminä yhteisiä dokumentteja
- Halutaan lähettää tai hyväksyttää dokumentteja asiakkaalla
Strategiset, prosesseihin liittyvät tarpeet
- Tehokkuuden hakeminen asiakirjaprosesseihin
- Asiakkaiden tarpeet
- Puutteellinen tieto tuotettujen asiakirjojen käytöstä
- Tulostusinfrastruktuuri ei ole linjassa liiketoiminnan tarpeiden kanssa
- Kasvava tarve keskittyä toiminnallisessa tehokkuudessa
- Voimakkaasti lakisääteinen asiakirjapainotteinen toimiala
- Korkeat tietoturvavaatimukset tai vähäinen tieto tulostusympäristön tietoturvatasosta
- Laitesijoittelun hankaluus
- Ei varmuutta henkilötietojen oikeasta säilytyksestä yrityksen verkossa
- Halutaan tehostaa tietoturvaa ja ehkäistä kyberuhkia yritytasolla
- Halutaan luoda yritykselle automaatio-/pilvistrategia
- Tarvetta tehostaa koko yrityksen infrastruktuurin resilienssiä erilaisille uhille
- Halutaan kehittää prosesseja sertifikaattien saavuttamiseen
- Sähköisiin allekirjoituksiin halutaan kansainvälinen standardi ja korkein tietoturvataso
- Halutaan arkistoida automaattisesti sähköisesti allekirjoitetut sopimukset
- Halutaan tukea kestävän kehityksen käytäntöjä
Jutta Blomqvist
COO, Intelligent Workplace Consult
+358 50 594 7018
jutta.blomqvist@oif.fi
Ota yhteyttä, kerron mielelläni lisää edistyneestä analysoinnista.
Voit myös varata ajan etäkonsultointiin täältä>
