Etätyön lisääntyessä ja digitalisaation kehittyessä on entistä tärkeämpää panostaa toimiviin tiedonhallinnan ratkaisuihin. Hyvin suunniteltu ja toteutettu tiedonhallinta parantaa työn tehokkuutta, mahdollistaa sujuvan yhteistyön ja varmistaa tietoturvan huomioiden myös etätulostuksen sekä lomien aikaisen tiedonkulun.
Toimivan tiedonhallinnan edellytykset
Toimiva tiedonhallinta perustuu useisiin keskeisiin tekijöihin, kuten selkeään tiedon organisointiin, helppokäyttöisiin järjestelmiin ja tietoturvaan. Etätyössä nämä tekijät korostuvat entisestään. Tiedon tulee olla helposti löydettävissä ja käytettävissä, riippumatta siitä, missä työntekijät fyysisesti sijaitsevat.
Selkeä tiedon organisointi
Selkeästi organisoitu tieto vähentää tiedon etsimiseen kuluvaa aikaa ja parantaa työn tuottavuutta. Tämä tarkoittaa loogisesti jäsenneltyjä kansiorakenteita, nimeämiskäytäntöjä ja metatietojen käyttöä. Organisoitu tieto helpottaa myös tiedon jakamista ja yhteiskäyttöä, mikä on erityisen tärkeää etätyössä, jossa työntekijät eivät välttämättä pysty kommunikoimaan helposti kollegojen kanssa.
Helppokäyttöiset järjestelmät
Tiedonhallintajärjestelmien tulee olla käyttäjäystävällisiä ja intuitiivisia. Jos järjestelmien käyttö on monimutkaista tai hankalaa, työntekijät eivät hyödynnä niitä tehokkaasti. Käyttäjäystävälliset järjestelmät vähentävät virheiden määrää ja parantavat työn sujuvuutta, mikä on olennaista etätyöskentelyssä.
Tietoturvakäytännöt ja -teknologiat
Etätyössä tietoturvakäytäntöjen ja -teknologioiden merkitys korostuu. Käyttäjien tunnistautuminen, salatut yhteydet ja turvalliset laitteet ovat perusedellytyksiä. Lisäksi työntekijöiden kouluttaminen tietoturvakäytännöistä on tärkeää, jotta he osaavat toimia oikein erilaisissa tilanteissa ja tunnistaa mahdolliset uhat.
Tietojen suojaaminen
Yrityksen arkaluonteisten tietojen suojaaminen edellyttää, että käytettävät järjestelmät ovat turvallisia ja niiden käyttöoikeudet ovat hallinnassa. Pilvipalvelut, joissa tiedot tallennetaan ja joista ne ovat käytettävissä eri sijainneista, tarjoavat hyviä ratkaisuja, mutta niidenkin turvallisuus tulee varmistaa.
Etätulostus
Etätyössä myös etätulostus on yleistynyt, ja sen toimivuus on tärkeää. Etätulostuksen avulla työntekijät voivat tulostaa tarvittavia dokumentteja mistä tahansa ja saada ne ovat heti käytössä esimerkiksi toimiston tulostimella. Etätulostuksessa on huomioitava tietoturva. Tulostimet tulee suojata luvattomalta käytöltä ja varmista, että tulosteet eivät päädy vääriin käsiin. Tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi tulostimen käyttäjäkohtaisella tunnistautumisella tai tulostusten vapauttamisella vain tulostimen äärellä oleville henkilöille.
Loma-aika ja tiedonhallinta
Loma-aikaan valmistautuminen on osa tehokasta tiedonhallintaa. On tärkeää varmistaa, että olennaiset dokumentit ja tiedot ovat käytettävissä tarvittaville henkilöille myös silloin, kun joku tiimin jäsen on lomalla. Loma-ajan tiedonhallinta edellyttää hyvää ennakointia ja suunnittelua. Ennen lomaa on syytä varmistaa, että kaikki keskeneräiset työt ovat siinä vaiheessa, että kollegat voivat tarvittaessa jatkaa niitä. Lisäksi olennaiset dokumentit tulee tallentaa yhteiskäyttöisiin järjestelmiin ja niiden käyttöoikeudet jakaa asianmukaisille henkilöille.
Toimivat tiedonhallinnan ratkaisut ovat keskeinen tekijä etätyön onnistumisessa. Ne parantavat työn tehokkuutta, varmistavat tietoturvan ja mahdollistavat joustavan työskentelyn. Tietojen hyvä organisointi, helppokäyttöiset järjestelmät ja tietoturvalliset käytännöt luovat pohjan sujuvalle etätyölle. Lisäksi etätulostuksen ja loma-ajan tiedonhallinnan huomioiminen varmistavat, että työt etenevät suunnitelmallisesti ja tiedot ovat aina oikeiden henkilöiden käytettävissä. Näin ollen yritykset voivat toimia tehokkaasti ja turvallisesti, olipa työntekijä sitten etänä, läsnä tai jossain ihan muualla.
Lisätiedot
Jukka Siltanen
Sales Director
+358 40 513 2232
jukka.siltanen@oif.fi
Ota yhteyttä, kerron mielelläni lisää tiedonhallinnan ratkaisuista!
Voit myös varata ajan etäkonsultointiin: