Nopeita voittoja tiedonhallinnan prosessien parantamisesta

Kokosimme joitakin liiketoiminnan osa-alueita, joissa tiedonhallinnan ratkaisun käyttöönotto maksaa itsensä nopeasti takaisin. Ratkaisujen keskeiset arvosisällöt ovat käyttäjien tuottavuuden lisääntyminen, kustannussäästöt prosessien nopeutumisesta ja luotettavuuden lisääntymisestä sekä työviihtyvyyden kasvu.

Nopeampi dokumenttien tallennus, säilytys ja haku

Monet yritysten väliseen yhteistyöhön liittyvät tehtävät vaativat dokumenttien käsittelyä. Tehokkuuden parantaminen tiedonhallinnan ratkaisun avulla vaikuttaa merkittävästi yrityksen tulokseen.

Esimerkki. Ostoreskontra käsittelee päivittäin 100 laskua ja käyttää keskimäärin kolme minuuttia jokaisen tallentamiseen paperipohjaiseen järjestelmään. Lisäksi osaston on haettava 10 vanhempaa laskua viitteeksi, keskimäärin viisi minuuttia kutakin.

100 laskua x 3 minuuttia tallentamiseen = 300 minuuttia
10 laskua x 5 minuuttia hakemiseen = 50 minuuttia
= 5,8 tuntia päivässä

Tehokas tiedonhallinnan ratkaisu vähentää tallentamiseen tai hakemiseen käytettyä aikaa noin 30 sekuntiin. Tässä esimerkissä organisaatio säästäisi vähintään 98 työtuntia kuukaudessa.

Parempi asiakaskokemus

Merkittävä osa käsitellyistä laskuista vaatii jonkinlaisia jatkotoimenpiteitä. Virheelliset maksusuoritukset, epäselvät tulkinnat sovituista alennuksista jne. Paperipohjaisessa prosessissa työntekijän on etsittävä ja tarkistettava lasku. Mappien kanssa kuljeskelu on kuitenkin suurta ajanhukkaa. Tähän voidaan lisätä vielä soitto toimittajalle tai asiakkaalle ja lopulta laskun uudelleenarkistointi.

Paperipohjaisessa järjestelmässä yhden tiedustelun käsittelyyn voi helposti kulua monta kymmentä minuuttia. Tiedonhallinnan järjestelmä vähentää hakuaikaa sekunneiksi ja antaa työntekijälle mahdollisuuden ratkaista ongelmat siltä istumalta.

Parantunut asiakaskokemus lisää asiakastyytyväisyyttä ja varmistaa asiakassuhteen jatkuvuuden.

Tehokkaampi myyntiprosessin työnkulku

Myyjien valmistellessa ehdotuksia ja tarjouksia uusille asiakkaille, on usein käytävä läpi useita mahdollisia ratkaisuja ja versioita ennen lopullista esitystä. Jos myyntitiimi käyttää esimerkiksi Microsoft Wordia, on muokatun ja uudella nimellä tallennetun viimeisen version etsiminen ja oikeellisuuden varmistaminen aikaa vievä tehtävä ja vie huomion pois itse myyntitapahtumasta.

Jos myyntitiimi luo esimerkiksi kolmesta viiteen versiota tarjouksesta kaupan loppuunsaattamiseksi ja kunkin muokkauksen keskimääräinen kesto on 15 minuuttia, menee suuri määrä aikaa täysin toisarvoiseen tehtävään. Tiedonhallinnan ratkaisun avulla on helppo löytää viimeisin versio. Järjestelmän versiohallintatoiminnot tallentavat automaattisesti muokatut asiakirjat uutena versiona ja tarjoavat dokumenttihistorian varmistamaan, että kaikki muokkaavat viimeisintä versiota.

Sujuvampi rahtidokumenttien käsittely

Yrityksen toimittaessa tuotteen asiakkaalle, kuljettaja saa asiakkaan allekirjoituksen vahvistaakseen vastaanoton. Kuljettaja saattaa toimittaa monta kymmentä tilausta päivässä. Paperipohjaisessa prosessissa rahtidokumentit palautuvat päivän tai viikon aikana ja reskontra tarkistaa dokumentit, vertaa niitä tilausvahvistuksiin ja lähettää laskut.

Paperipohjaisessa prosessissa rahtidokumenttien tarkistamiseen, oikean sopimuksen tai tilausvahvistuksen etsimiseen, laskun luomiseen ja lopulta kaikkien asiakirjojen kokoamiseen kuluu paljon aikaa. Tiedonhallinnan järjestelmä yksinkertaistaa tätä prosessia merkittävästi, säästäen aikaa ja rahaa. Lisäksi mobiililaitteen käyttö mahdollistaa rahtidokumenttien skannauksen ja tallennuksen, jolloin laskutus etenee nopeammin.

Dokumenttien älykäs luokittelu ja indeksointi

Jos yritys vastaanottaa laskuja paperilla, niiden käsittely ja indeksointi sähköisesti on loistava tapa säästää aikaa ja rahaa. Usein yrityksissä skannataan paperidokumentit digitaaliseen muotoon, mutta henkilöstön tarvitsee silti kerätä useita tietoja, kuten toimittajan nimi, summa, laskunumero ja päivämäärä. Koska laskut vaihtelevat yrityksestä toiseen, on lähes mahdotonta luoda mallipohjaa tietyille tietoalueille dokumentissa. Manuaalisesti syötettynä toimenpiteet voivat viedä paljonkin aikaa ja mahdollistaa virheet laskutuksessa.

Älykäs indeksointi ”kouluttaa” järjestelmän automaattisesti keräämään tarvittavat tiedot laskulta. Koneoppimisteknologia muistaa jokaisen asiakirjan ja halutun indeksoinnin, joten jokainen kerätty tieto lisää työkalun nopeutta. Vaikka laskut, sopimukset ja monet muut dokumentit alkavat elinkaarensa paperilla, älykäs indeksointi etsii vaivattomasti yrityksen käyttämät keskeiset termit ja muuntaa ne käyttökelpoiseksi ja haettavaksi rakenteelliseksi indeksitiedoksi.

Älykäs indeksointi auttaa yrityksiä kaikenlaisten asiakirjojen käsittelyssä. Niidenkin, jotka eivät ole standardoituja, kuten saapuvat laskut ja rahtidokumentit, vaan näyttävät erilaisilta toimittajasta riippuen. Usein vastaanotetut asiakirjat indeksoidaan yksinkertaisesti klikkaamalla ”tallenna”. Se on merkittävä tehokkuuden lisäys verrattuna tunteja kestävään tietojen syöttämiseen.

Yritykset investoivat asiakirjojen hallintajärjestelmään monista syistä: Jotkut tarvitsevat esimerkiksi kasvavan työmäärän hallintaa kun taas toiset pyrkivät vähentämään tylsiä manuaalisia tehtäviä. Yhtä kaikki, tiedonhallinnan ratkaisu edistää tuottavuutta sekä tehokkuutta ja on investointi, joka maksaa itsensä nopeasti takaisin. Kysy lisää!