Tulostuslaite on toimiston väsymätön assistentti
Suorituskykyinen, toimintavarma ja edistyksellistä teknologiaa sisältävä monitoimilaite on olennainen osa tuottavaa toimistoympäristöä. Toimiva kokonaisuus on kuitenkin vielä enemmän. Se on saumaton yhdistelmä käytettävyyttä, automaattista tiedonsiirtoa, muunneltavuutta, yhdisteltävyyttä, kustannustehokkuutta, tietoturvallisuutta ja helposti saavutettavaa huoltopalvelua sekä helposti tavoitettavaa tukipalvelua.
Suorituskykyinen monitoimilaite on olennainen osa OIF EasyCloudia, joka on edistyksellinen palvelupaketti digitaaliseen tiedonhallintaan ja fyysisten dokumenttien käsittelyyn.
Uusi Xerox VersaLink C415 -monitoimilaite on pieni mutta erityisen pippurinen, sivupöydällekin sopiva tehopakkaus toimistotyötänne edistämään. Tutustu ominaisuuksiin esitteestä
Tulostuslaite turvaa yrityksenne tietoja
Tulostusympäristön ja dokumenttien tietoturvauhat muodostuvat käyttäjästä, dokumetin sisällöstä ja laitteistosta. Suuri osa tietovuodoista liittyy jollain tavalla tulostuseen ja dokumentinkäsittelyn toimintoihin, ja silti tulostettavaa paperista tai paperilta digitoitavaa dokumenttia ei koeta vakavaksi tietoturvauhaksi.
Tulostus- ja monitoimilaitteet ovat ainutlaatuisessa asemassa digitaalisen ja analogisen tiedon risteyskohdassa. Ne ovat täysiverisiä tietokoneita; niissä on sisäinen käyttöjärjestelmä, ne käyttävät useita eri verkkopalveluita ja niissä on monta gigatavua tallennustilaa.
Modernit monitoimilaitteet ja niiden ohjelmistot tarkkailevat ja toteuttavat yrityksenne tietoturvaa monipuolisesti.
Valtava määrä tietoa kulkee päivittäin monitoimilaitteen kautta ja osa tiedosta myös jää laitteen muistiin. Tulostettu tai skannattu asiakirja on arkaluontoisine tai salassa pidettävine tietoineen sääntöjen ja yrityksen etujen mukaisen tietoturvan toteutumisen uhka.
Tulostuslaite toimii arkistonhoitajana
Monilla työntekijöillä on vaikeuksia pysyä ajan tasalla päivittäisistä tehtävistä ja työnkuluista paperipohjaisten dokumenttien käsittelyn hankaluuden vuoksi. Digitaalisella dokumentin- ja arkistonhallinnalla organisaatiot voivat parantaa liiketoimintaprosessejaan ja lisätä tuottavuuttaan. Älykkäiden ohjelmistojen avulla työntekijät voivat skannata paperiasiakirjat turvallisesti hallituilla käyttäjä- ja työnkulkuprosesseilla.
Runsaasti paperia käyttäviin työympäristöihin liittyy useita haasteita, mukaan lukien suuret kulut, virheet, vähentynyt tuottavuus, säilytystilojen puute, vaatimustenmukaisuusongelmat sekä heikompi asiakastyytyväisyys asiakirjojen löytymiseen kuluvan ajan tähden.
Kehittyneiden ohjelmistoratkaisujen avulla voitte
- hyödyntää kokonaisvaltaisesti monitoimilaitteiden kehittyneitä ominaisuuksia
- viedä materiaalit suoraan olemassa olevaan arkistointijärjestelmään
- skannata applikaatioiden avulla esimääritettyihin työnkulkuihin
- synkronoida dokumentteja eri pilvipalveluihin noudettavaksi mistä tahansa ja milloin tahansa
- hyödyntää aktiivisesti dokumenttien metatietoja (e. asiakkaan tiedot, päivämäärät, laskujen tai sopimusten numerot)
- lähettää dokumentit suoraan sähköpostiin
ottaa käyttöön skannauspainikkeita eri asetuksille - hyödyntää tiedonsiirrossa monitoimitulostimien kehittyneitä tietoturvaominaisuuksia
Tulostuslaite muokkaa dokumentteja
Monipuoliset ja monimutkaisiakin työnkulkuja toteuttavat applikaatiot tuovat työtapoihin uusia ulottuvuuksia. Esimerkiksi paperisen dokumentin skannaus ja lähetys sähköpostitse täysin muokattavaan Microsoft Word- tai Excel-muotoon, dokumentin kielenkäännös, digitointi suoraan pilvipalveluun, lähiverkkoon tai palvelimelle, tiedostomuodon muutokset, metadatan keräys ja käsittely, tekstin muutos puheeksi, turvallisuusautomatiikka, tulostus mobiililaitteista ja monta muuta napin painalluksella toimivaa lisäominaisuutta.
Tulostuslaite on osa tiedonhallinnan työnkulkuja
Turhat työsuoritteet loppuvat, kun työnkulut automatisoidaan. Monimutkaisetkin työnkulut on hyvä tehokkuuden nimissä siirtää monitoimilaitteen tehtäväksi. Kun monitoimilaite integroidaan toimimaan tehokkaana osana yrityksen omia tietojärjestelmiä, inhimillisten virheiden mahdollisuus minimoidaan ja työtehtävien manuaalisten toimenpiteiden määrä laskee. Näin säästyy arvokkaita resursseja tuottavaan työhön.
Dokumentit voidaan jaella esimerkiksi viivakoodien tai muun dokumentin sisältämän informaation perusteella eri tahoille, kuten verkkolevyille ja sähköposteihin ja niihin voidaan automaattisesti lisätä toiminnallisia ominaisuuksia, kuten käyttöoikeuksia, hälytyksiä ja muistutuksia. Erilaisia mahdollisuuksia on rajaton määrä.
Tulostuslaite on käytettävissä aina ja kaikkialta
Hybiridityön tekijä käyttää mobiililaitetta, kannettavaa tietokonetta ja/tai toimiston työasemaa. monitoimilaite on yksi toimintaa tehostava käyttöliittymä lisää.
Toimistoympäristöt ja niiden käyttötavat muuttuvat ja uudenlaiset tulostuksen, skannauksen, kopioinnin ja asiakirjojen hallinnan ratkaisut palvelevat liikkuvan henkilöstön tarpeita ja yhteydenpitoa toimistolle sekä asiakkaisiin. Toimistotyöskentelyn tehokkuus on ensiarvoisen tärkeä ohjata myös etä- ja liikkuvan työn tekijöille.
Tulostuslaite auttaa vähentämään paperin kulutusta
Yritykset etsivät jatkuvasti parhaita tapoja edetä kestävän kehityksen suunnitelmissa, mutta runsaasti paperia käyttävä toimistoympäristö nielee paljon resursseja paperin, musteen, värijauheen, energian, kuljetuksen, säilytyksen ja postikulujen muodossa.
Modernit tiedonhallinnan ratkaisut ja edistyksellinen tulostuksen hallinta auttavat yritystänne vähentämään merkittävästi paperin ja käyttötarvikkeiden kulutusta.
Tämän kaiken sisältää kattava palvelupaketti OIF Easy Cloud
OIF EasyCloud on edistyksellinen palvelupaketti digitaaliseen tiedonhallintaan ja fyysisten dokumenttien käsittelyyn.
Tukevasti digitalisoituneessa ja nopeatempoisessa toimintaympäristössä tehokas ja varmatoiminen dokumentinhallinta on elintärkeä toiminto ja kilpailuetu jokaiselle organisaatiolle. Tiedon määrän jatkuvasti kasvaessa sen asianmukainen käsittely, tallennus ja jakaminen ovat avaintekijöitä menestyksekkäässä liiketoiminnassa.
Nyt kaiken kokoisilla yrityksillä, toimialasta riippumatta, on mahdollisuus siirtyä edistykselliseen dokumentinhallintaan selkeäsisältöisen, kiinteähintaisen ja helppokäyttöisen OIF EasyCloud® -palvelupaketin avulla.
Lasse Talikka
Head of Sales and Marketing
+358 50 550 1614
lasse.talikka@oif.fi
Ota yhteyttä, kerron mielelläni lisää OIF EasyCloudin eduista!
Voit myös varata ajan etäkonsultointiin: