Yhä useammat liiketoimintadokumentit, kuten sopimukset, allekirjoitetaan nykyään digitaalisesti käsin tehtävän allekirjoituksen sijaan. Tämä nopeuttaa sekä tehostaa merkittävästi monia prosesseja. Tämä on yleiskatsaus erilaisiin sähköisten allekirjoitusten tyyppeihin – yksinkertaisiin, kehittyneisiin ja varmennettuihin.
Mikä on sähköinen allekirjoitus?
Sähköinen allekirjoitus korvaa perinteisen käsin tehdyn allekirjoituksen paperidokumenteissa ja sitä käytetään monenlaisissa yhteyksissä, joissa halutaan säästää resursseja ja prosessiin kuluvaa aikaa. Teknologisesti kyseessä on data, joka on liitetty sähköiseen dokumenttiin allekirjoittajan henkilöllisyyden varmistamiseksi ja tiedon eheyden takaamiseksi. Tämä mahdollistaa dokumenttien allekirjoittamisen ilman, että henkilö on fyysisesti läsnä tai että dokumenttia tarvitsee tulostaa paperille.
Kolme sähköisten allekirjoitusten turvallisuustasoa
Sähköisiä allekirjoituksia on kolme eri tyyppiä riippuen tarvittavasta turvallisuustasosta ja todistusarvosta. EU:n oikeudellinen kehys tälle on nimeltään eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services).
Simple electronic signature
Monissa asiakirjoissa käytetään yksinkertaista sähköistä allekirjoitusta. Sähköpostissa ja monissa sopimuksissa kirjoitettu nimi ja/tai käsin kirjoitetun nimen bittikarttakuva on riittävä. Laissa ei ole määritelty erityistä muotoa tällaisille asiakirjoille, eikä niiden oikeudellista pätevyyttä yleensä kyseenalaisteta. Kumppanimme DocuWaren avulla voit tarjota yksinkertaisen sähköisen allekirjoituksen leiman avulla.
Advanced electronic signature
Yleisin sähköisen allekirjoituksen tapa, kun dokumentin allekirjoittaja tai allekirjoituksen tekijä täytyy pystyä tunnistamaan varmasti. Tunnistamiseen käytetään paitsi pankkitunnistusta, myös kaksinkertaista tunnistautumista SMS- tai email-vahvistuksella. Tätä käytetään yleisesti kaupallisissa sopimuksissa B2B-sektorilla, ja se on laillisesti pätevä Suomessa ja kansainvälisesti.
Qualified electronic signature
Joissakin erityislaatuisissa sopimuksissa laki edellyttää sopimuksen osapuolten tapaamista ja käsin tehtyä allekirjoitusta. Näissä harvinaisissa tapauksissa voidaan myös käyttää varmennettua sähköistä allekirjoitusta, joka on tuomioistuimessa käsin tehdyn allekirjoituksen veroinen ja sillä on korkein todistusarvo. Qualified-tason vaatimuksien täyttämiseen tarvitaan myös erityistä teknologiaa.
Sähköisille allekirjoituksille on monia käyttökohteita
Sähköiset allekirjoitukset tarjoavat lukuisia etuja perinteisiin allekirjoituksiin verrattuna. Ne mahdollistavat dokumenttien nopean ja tehokkaan käsittelyn sekä joustavan ja sijainnista riippumattoman yhteistyön – säästäen aikaa, kustannuksia ja paperia.
Riippuen käyttötapauksesta, paras sähköisen allekirjoituksen tyyppi voi vaihdella. Sisäisissä hyväksymisprosesseissa tai vahvistus- ja kuittausmenettelyissä yksinkertainen sähköinen allekirjoitus on usein riittävä. Kuitenkin liiketoiminnalle kriittisten asiakirjojen ja prosessien kohdalla, joissa vaaditaan korkeampaa todistusarvoa, on syytä harkita kehittyneen tai jopa varmennetun allekirjoituksen käyttöä.
Joitakin tilanteita, joissa sähköiset allekirjoitukset ovat erityisen hyödyllisiä
Asiakaspalvelu
Nopeuta prosesseja, joissa asiakkaat vahvistavat tiedon, tavaroiden tai palveluiden vastaanottamisen sähköisellä allekirjoituksella.
Sopimukset
Sopimukset voi solmia viivytyksittä ja ilman keskeytyksiä eri medioiden tai järjestelmien välillä; esimerkiksi työntekijöiden ajoneuvojen leasing-sopimukset.
Laadunhallinta
Työntekijät voivat allekirjoittaa sähköisesti työohjeet, salassapitosopimukset tai muut sopimukset, riippumatta siitä, työskentelevätkö he toimistossa, kotitoimistossa tai muissa paikoissa.
HR
Sähköisten allekirjoitusten avulla voi hoitaa uusien työntekijöiden palkkaamisen täysin etänä. HR-osasto voi saada monenlaiset työsopimukset allekirjoitettua – ilman arvokkaan ajan menettämistä tai henkilökohtaisia tapaamisia. Tämä säästää paitsi paperi- ja postituskustannuksia myös nopeuttaa prosesseja huomattavasti.
Jarno Ahonen
Intelligent Workplace Consult
+358 50 556 2347
jarno.ahonen@oif.fi
Ota yhteyttä, kerron mielelläni lisää sähköisen allekirjoituksen ratkaisuista. Voit myös varata sopivan ajan konsultointipuheluun / Teams-etäyhteys:
