Tehokkaat tiedonhallinnan työkalut säästävät aikaa ja rahaa

Sähköinen allekirjoitus viittaa mihin tahansa prosessiin, jolla asiakirja voidaan allekirjoittaa digitaalisesti. Sähköisten allekirjoitusten käyttö on nykyään yleinen käytäntö, sillä niitä pidetään laillisesti pätevinä useimmissa tapauksissa. DocuWare Signature Service varmistaa, että asiakirjasi allekirjoitetaan digitaalisesti todennetun luotettavan palveluntarjoajan toimesta.

Säästöt:
Fyysisten allekirjoitusten vaatiminen on erittäin tehotonta. Prosessi edellyttää paperista kopiota, joka on lähetettävä tai toimitettava allekirjoittajalle ja takaisin. Allekirjoitettu asiakirja on sen jälkeen skannattava arkistointia varten.

Digitaalisia allekirjoituksia käyttämällä voi poistaa useita tarpeettomia vaiheita, mikä vähentää merkittävästi inhimillisten virheiden riskiä ja viiveitä. Digitaalisesti allekirjoitettua asiakirjaa ei voi kadottaa, ja vielä merkittävämpää on, että transaktiota odottava allekirjoitus ei viivästy päivien ajaksi, kun asiakirja liikkuu paikasta toiseen.

Tiedonhallinnan työkalujen avulla kaikki liiketoiminnalle kriittiset dokumentit säilytetään keskitetyssä tietokannassa, jota voidaan käyttää mistä tahansa, kun työntekijällä on tarvittavat tunnisteet. Dokumentti voidaan avata aina kun työntekijä tarvitsee sitä, pyytämättä valtuuksia ensin toiselta henkilöltä.

Säästöt:
Mahdollisuus käyttää dokumentteja etänä mahdollistaa työntekijöiden välisen yhteistyön joustavammin, mikä tekee organisaatiosta nopeamman ja reagoivamman. Se myös antaa mahdollisuuden vastata asiakkaiden tarpeisiin nopeammin, mikä johtaa parannettuun asiakastyytyväisyyteen.

Kilpailukyvyn varmistaminen työmarkkinoilla, jossa työntekijät haluavat vaihtoehtoja työn suorittamiselle. Tämä tarkoittaa siirtymistä kohti etä- ja hybridivaihtoehtoja, koska erittäin pätevät työnhakijat, jotka vaativat tätä joustavuutta ovat yhä tarkempia valitessaan, missä he haluavat työskennellä.

Rekrytointiprosessi sujuu huomattavasti helpommin tiedonhallinan järjestelmän avulla. Se sisältää työnhakemusten ja perehdytyspaperien käsittelyyn tarkoitettuja työkaluja, jotka mahdollistavat hakijoiden ja uusien työntekijöiden tietojen lähettämisen yhden portaalin kautta.

Verkkolomakkeet tarjoavat käyttäjäystävällisen tavan kerätä tarkkoja tietoja. Lomakkeissa on sisäänrakennettu ehdollinen logiikka, joka ohjaa lomakkeen täyttöä käyttäjän syöttämien tietojen perusteella. Esimerkiksi jos käyttäjä vastaa kysymykseen ’kyllä’, lomake antaa heille lisätietoja ja ’ei’ -vastauksessa tarpeettomat kentät eivät kuormita näyttötilaa. Sähköiset lomakkeet tuottavat myös lajiteltavia tuloksia, mikä mahdollistaa epäpätevien hakijoiden poissulkemisen.

Säästöt:
Minkä tahansa paperipohjaisen tehtävän automatisointi säästää aikaa ja lisää tehokkuutta. Erityisesti työnhakemusten käsittely tiedonhallinnan työkalujen avulla mahdollistaa laajemman hakijoiden valikoiman, koska hakuprosessi on kitkaton ja keskitetty hakemusdatan tietokanta vähentää hakemusten käsittelyyn käytettävää aikaa.

Automaattisella laskujen käsittelyllä laskut tallennetaan, digitoidaan ja indeksoidaan ennen kuin ne ohjataan ennakkoon määriteltyjen työnkulkujen kautta hyväksyttäväksi, maksettavaksi ja arkistoitavaksi hakukelpoiseen, keskitettyyn tietokantaan.

Säästöt:
Laskujen käsittely manuaalisesti vie aikaa, kun useita työntekijöitä tarvitaan huolehtimaan dokumenttien kuljettamisesta prosessin läpi. Tämä aiheuttaa riskejä datan katoamisesta tai virheiden esiintymisestä matkan varrella. Tiedonhallinnan työkalujen avulla laskut liikkuvat prosessin läpi automaattisesti.

Tiedonhallinnan järjestelmä mahdollistaa kaikenlaisen datan sekä dokumenttien tallennuksen ja käytön yhdessä paikassa. Sähköpostiohjelmat on suunniteltu viestintää varten, ei järjestäytyneen tallennuksen, tietoturvan tai nopean haettavuuden takia. Sähköpostinhallintaan tarkoitetun komponentin avulla järjestelmä integroituu Microsoft Outlookin ja muiden sähköpostiohjelmien kanssa.

Ilman toimistotyön automaatiota tehtävät keskeytyvät usein, koska työntekijöiden on vaihdettava ohjelmia löytääkseen relevantin tiedon. Nykyaikaiset tiedonhallinnan työkalut voivat luoda yksinkertaisia integraatioita muiden sovellusten kanssa, jotta esimerkiksi niihin liittyvät asiakirjat tulevat näkyviin ERP- tai kirjanpito-ohjelmiston näytölle yhdellä napsautuksella.

Säästöt:
Nykyaikaisen tiedonhallinnan järjestelmän käyttöönotto ja sen integrointi päivittäin käyttämiesi sovellusten kanssa virtaviivaistaa työsuoritteita ja on tärkeä osa kehityksen mukana pysymistä.

Automaattinen työnkulku poistaa manuaaliset prosessit tärkeistä, liiketoimintakriittisistä tehtävistä ja mahdollistaa erilaisten sääntöjen soveltamisen sekä dokumenttien automaattisen reitityksen. Tämän johdosta dokumentti on jatkuvasti saatavilla kaikille, joilla on siihen katselu- tai muokkausoikeus.

Säästöt:
Manuaaliset prosessit johtavat usein pullonkauloihin sekä virheisiin ja dokumentti voi odottaa päiviä seuraavaa prosessin vaihetta, eikä välttämättä päädy oikeaan paikkaan. Automaattisella työnkululla voit olla varma, että dokumentti ohjataan oikein ja oikealle taholle. Järjestelmä myös lähettää muistutuksia, jos ennalta määriteltyjä toimenpiteitä ei ole toteutettu määräajassa.

Lisäksi versiohallinta poistaa sekaannuksen, joka aiheutuu kiertävistä paperidokumenteista tai sähköpostien varaan jätetystä kirjeenvaihdosta.

Paperittomuuden edut ja mahdollisuudet ovat rajattomat. Etäyhteys kaikkiin dokumentteihin varmistaa, että yrityksesi on valmiina yhä enemmän etätyöhön suuntautuvassa kulttuurissa. Se mahdollistaa työntekijöiden työskentelyn missä tahansa maksimoiden yritystoiminnan tehokkuuden ja tuottavuuden.

Säästöt:
Paperi tulostuksineen on jo sinällään kustannus. Ja kun otetaan huomioon paperidokumentin katoamis- tai tuhoutumisriski, kaksoiskappaleista aiheutuva tehottomuus ja tietojen saatavuuden puute sekä jakamisen hankaluus, tuo paperittomuus selvää säästöä.