Mitä, missä, milloin? Vastaus löytyy tiedonhallinnasta
Tiedonhallinnan ratkaisut dokumenttien ja informaation hallintaan
Yksinkertaistamme ja automatisoimme sekä kehitämme älykkäitä työnkulkuja, joissa dokumentit ja niiden sisältämä informaatio tunnistetaan, vastaanotetaan, reititetään, tallennetaan ja noudetaan hyödyntämällä tehokkaita ja testattuja sisällönhallintaratkaisuja. Ratkaisut sisältävät merkittäviä tietoturvaa edistäviä ominaisuuksia ja tehokkaita sisäisiä prosesseja dokumenttien sisältöön ja metatietoihin perustuvaan reagointiin.
Yrityksenne saavuttaa merkittäviä etuja
- Hallinnoi ja tallenna tietoa turvallisessa ympäristössä
- Jaa tietoa turvallisesti valitsemiesi käyttäjien kanssa yrityksen sisältä tai ulkopuolelta
- Käsittele informaatiota ja dokumentteja käyttäjäystävällisillä työkaluilla
- Luo informaatiolle ja dokumenteille haluamiasi sääntöjä
- Tee yhteistyötä tiedonhallinnassa asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa
- Löydä haluamasi informaatio salamannopeasti tehokkaiden hakutoimintojen avulla
- Nouda dokumentteja kaikista toimistolla käytettävistä lähteistä
- Integroi kokonaisuus olemassa oleviin järjestelmiin
Tiedonhallinta turvaa ja tehostaa kaiken kokoisten yritysten toimintaa toimialasta riippumatta
Johto
Sopimukset (kierrätys, hyväksyntä), hankinta, partneri, asiakas, GDPR
HR
Työsopimukset, pätevyystodistukset, koulutukset, sertifikaatit
Myynti
Tarjoukset, leasing- ja toimitussopimukset, muistiot
Tuotanto
Käyttö-, huolto- ja tuotanto-ohjeet, sertifikaatit, tullaukset, raportointi
ICT
Raportit, sopimukset, tarjoukset, GDPR
Markkinointi
Esitteet, kuvat, tarjouspohjat, viestintä, suunnitelmat
Sähköinen allekirjoitus
Sähköinen allekirjoitus viittaa mihin tahansa prosessiin, jolla asiakirja voidaan allekirjoittaa digitaalisesti. Sähköisten allekirjoitusten käyttö on nykyään yleinen käytäntö, sillä niitä pidetään laillisesti pätevinä useimmissa tapauksissa. DocuWare Signature Service varmistaa, että asiakirjasi allekirjoitetaan digitaalisesti todennetun luotettavan palveluntarjoajan toimesta.
Säästöt:
Fyysisten allekirjoitusten vaatiminen on erittäin tehotonta. Prosessi edellyttää paperista kopiota, joka on lähetettävä tai toimitettava allekirjoittajalle ja takaisin. Allekirjoitettu asiakirja on sen jälkeen skannattava arkistointia varten.
Digitaalisia allekirjoituksia käyttämällä voi poistaa useita tarpeettomia vaiheita, mikä vähentää merkittävästi inhimillisten virheiden riskiä ja viiveitä. Digitaalisesti allekirjoitettua asiakirjaa ei voi kadottaa, ja vielä merkittävämpää on, että transaktiota odottava allekirjoitus ei viivästy päivien ajaksi, kun asiakirja liikkuu paikasta toiseen.
Dokumenttien etäkäyttö
Tiedonhallinnan työkalujen avulla kaikki liiketoiminnalle kriittiset dokumentit säilytetään keskitetyssä tietokannassa, jota voidaan käyttää mistä tahansa, kun työntekijällä on tarvittavat tunnisteet. Dokumentti voidaan avata aina kun työntekijä tarvitsee sitä, pyytämättä valtuuksia ensin toiselta henkilöltä.
Säästöt:
Mahdollisuus käyttää dokumentteja etänä mahdollistaa työntekijöiden välisen yhteistyön joustavammin, mikä tekee organisaatiosta nopeamman ja reagoivamman. Se myös antaa mahdollisuuden vastata asiakkaiden tarpeisiin nopeammin, mikä johtaa parannettuun asiakastyytyväisyyteen.
Kilpailukyvyn varmistaminen työmarkkinoilla, jossa työntekijät haluavat vaihtoehtoja työn suorittamiselle. Tämä tarkoittaa siirtymistä kohti etä- ja hybridivaihtoehtoja, koska erittäin pätevät työnhakijat, jotka vaativat tätä joustavuutta ovat yhä tarkempia valitessaan, missä he haluavat työskennellä.
Rekrytointi ja työhakemukset
Rekrytointiprosessi sujuu huomattavasti helpommin tiedonhallinan järjestelmän avulla. Se sisältää työnhakemusten ja perehdytyspaperien käsittelyyn tarkoitettuja työkaluja, jotka mahdollistavat hakijoiden ja uusien työntekijöiden tietojen lähettämisen yhden portaalin kautta.
Verkkolomakkeet tarjoavat käyttäjäystävällisen tavan kerätä tarkkoja tietoja. Lomakkeissa on sisäänrakennettu ehdollinen logiikka, joka ohjaa lomakkeen täyttöä käyttäjän syöttämien tietojen perusteella. Esimerkiksi jos käyttäjä vastaa kysymykseen ’kyllä’, lomake antaa heille lisätietoja ja ’ei’ -vastauksessa tarpeettomat kentät eivät kuormita näyttötilaa. Sähköiset lomakkeet tuottavat myös lajiteltavia tuloksia, mikä mahdollistaa epäpätevien hakijoiden poissulkemisen.
Säästöt:
Minkä tahansa paperipohjaisen tehtävän automatisointi säästää aikaa ja lisää tehokkuutta. Erityisesti työnhakemusten käsittely tiedonhallinnan työkalujen avulla mahdollistaa laajemman hakijoiden valikoiman, koska hakuprosessi on kitkaton ja keskitetty hakemusdatan tietokanta vähentää hakemusten käsittelyyn käytettävää aikaa.
Laskujen käsittely
Automaattisella laskujen käsittelyllä laskut tallennetaan, digitoidaan ja indeksoidaan ennen kuin ne ohjataan ennakkoon määriteltyjen työnkulkujen kautta hyväksyttäväksi, maksettavaksi ja arkistoitavaksi hakukelpoiseen, keskitettyyn tietokantaan.
Säästöt:
Laskujen käsittely manuaalisesti vie aikaa, kun useita työntekijöitä tarvitaan huolehtimaan dokumenttien kuljettamisesta prosessin läpi. Tämä aiheuttaa riskejä datan katoamisesta tai virheiden esiintymisestä matkan varrella. Tiedonhallinnan työkalujen avulla laskut liikkuvat prosessin läpi automaattisesti.
Integrointi sähköpostin ja muiden sovellusten kanssa
Tiedonhallinnan järjestelmä mahdollistaa kaikenlaisen datan sekä dokumenttien tallennuksen ja käytön yhdessä paikassa. Sähköpostiohjelmat on suunniteltu viestintää varten, ei järjestäytyneen tallennuksen, tietoturvan tai nopean haettavuuden takia. Sähköpostinhallintaan tarkoitetun komponentin avulla järjestelmä integroituu Microsoft Outlookin ja muiden sähköpostiohjelmien kanssa.
Ilman toimistotyön automaatiota tehtävät keskeytyvät usein, koska työntekijöiden on vaihdettava ohjelmia löytääkseen relevantin tiedon. Nykyaikaiset tiedonhallinnan työkalut voivat luoda yksinkertaisia integraatioita muiden sovellusten kanssa, jotta esimerkiksi niihin liittyvät asiakirjat tulevat näkyviin ERP- tai kirjanpito-ohjelmiston näytölle yhdellä napsautuksella.
Säästöt:
Nykyaikaisen tiedonhallinnan järjestelmän käyttöönotto ja sen integrointi päivittäin käyttämiesi sovellusten kanssa virtaviivaistaa työsuoritteita ja on tärkeä osa kehityksen mukana pysymistä.
Automaattinen työnkulku
Automaattinen työnkulku poistaa manuaaliset prosessit tärkeistä, liiketoimintakriittisistä tehtävistä ja mahdollistaa erilaisten sääntöjen soveltamisen sekä dokumenttien automaattisen reitityksen. Tämän johdosta dokumentti on jatkuvasti saatavilla kaikille, joilla on siihen katselu- tai muokkausoikeus.
Säästöt:
Manuaaliset prosessit johtavat usein pullonkauloihin sekä virheisiin ja dokumentti voi odottaa päiviä seuraavaa prosessin vaihetta, eikä välttämättä päädy oikeaan paikkaan. Automaattisella työnkululla voit olla varma, että dokumentti ohjataan oikein ja oikealle taholle. Järjestelmä myös lähettää muistutuksia, jos ennalta määriteltyjä toimenpiteitä ei ole toteutettu määräajassa.
Lisäksi versiohallinta poistaa sekaannuksen, joka aiheutuu kiertävistä paperidokumenteista tai sähköpostien varaan jätetystä kirjeenvaihdosta.
Paperittomat prosessit
Paperittomuuden edut ja mahdollisuudet ovat rajattomat. Etäyhteys kaikkiin dokumentteihin varmistaa, että yrityksesi on valmiina yhä enemmän etätyöhön suuntautuvassa kulttuurissa. Se mahdollistaa työntekijöiden työskentelyn missä tahansa maksimoiden yritystoiminnan tehokkuuden ja tuottavuuden.
Säästöt:
Paperi tulostuksineen on jo sinällään kustannus. Ja kun otetaan huomioon paperidokumentin katoamis- tai tuhoutumisriski, kaksoiskappaleista aiheutuva tehottomuus ja tietojen saatavuuden puute sekä jakamisen hankaluus, tuo paperittomuus selvää säästöä.
Toimiva tiedonhallinta vastaa yrityksen tarpeisiin
Kokosimme asiakasyritystemme yleisimpiä tarpeita kehittää tiedonhallinnan ratkaisuja. Tarkasta, osuvatko tarpeet teidän toimintaanne?
Kustannuksiin perustuvat tarpeet
- Tarvetta vähentää manuaalisia työvaiheita
- Rajalliset resurssit hallinnossa tai IT:ssä
- Oikean tiedon löytämiseen menee aikaa
- Hankalat kansiorakenteet vaikeuttavat tiedon tallennusta ja hakua
- Sopimuksia ei löydy tai sopimusten päättyminen ei tiedossa
- Sopimuksia säilytetään paperilla ja mapeissa
- Puuttuva automaatio sopimusten uusimiseen
- Halutaan digitoida paperipohjaisia prosesseja tehokkaammiksi
- Ei haluta investoida raskaasti dokumenttien hallinnan ratkaisuihin
- Halutaan edetä vaiheittain tiedonhallinnan ratkaisujen käyttöönotossa
Hallinnolliset tarpeet
- Oikeuksien määrittely arkistoidun tiedon kansiorakenteissa hankalaa ja aikaavievää
- Tarve muodostaa keskitetty arkistointi ja haku yritystiedolle
- Dokumentteja monissa paikoissa yrityksen verkossa
- Halutaan arkistoida tietoa eri lähteistä, esim. sähköposteja, kuva-arkistoja, tietokantoja jne.
- Halutaan skaalautuva, eri osastojen tarpeisiin soveltuva tiedonhallinnan ratkaisu
- Auditointeihin valmistautumiseen ja dokumenttien keräämiseen käytetään liikaa aikaa
- Halutaan optimoida dokumentteihin pääsyä eri laitteilta esim. mobiilisti
- Projekteihin ja hankkeisiin liitttyvät dokumentit eivät löydy yhdestä paikasta
- Ei varmuutta dokumenttien oikeasta versiosta
Toimintaympäristön tarpeet
- Parannettavaa työtyytyväisyydessä ja kuormittavien manuaalisten työvaiheiden vähentämisessä
- Tarvetta siirtää tietoa järjestelmästä toiseen
- Halutaan keskittää työntekijöiden henkilötiedot yhteen turvattuun arkistoon
- Henkilöstön perehdytyksen ja lähtemisen prosesseissa kehitettävää
- Rekrytoinnin ja perehdytyksen prosesseihin tarvitaan automaatiota ja tehokkuuutta
- Halutaan välitön pääsy tietoon menemättä yrityksen järjestelmien kautta
- Halutaan tukea ratkaisuja etänä työskenteleville tietotyöläisille
- Tarvetta työstää tiiminä yhteisiä dokumentteja
- Halutaan lähettää tai hyväksyttää dokumentteja asiakkaalla
Strategiset, prosesseihin liittyvät tarpeet
- Ei varmuutta henkilötietojen oikeasta säilytyksestä yrityksen verkossa
- Halutaan tehostaa tietoturvaa ja ehkäistä kyberuhkia yritytasolla
- Halutaan luoda yritykselle automaatio-/pilvistrategia
- Tarvetta tehostaa koko yrityksen infrastruktuurin resilienssiä erilaisille uhille
- Halutaan kehittää prosesseja sertifikaattien saavuttamiseen
- Sähköisiin allekirjoituksiin halutaan kansainvälinen standardi ja korkein tietoturvataso
- Halutaan arkistoida automaattisesti sähköisesti allekirjoitetut sopimukset
- Halutaan tukea kestävän kehityksen käytäntöjä
Jarno Ahonen
Intelligent Workplace Consult
+358 50 556 2347
jarno.ahonen@oif.fi
Ota yhteyttä, kerron mielelläni lisää tiedonhallinnasta ja ratkaisuista yrityksellenne!
Lataa esite
Paperiarkiston digitoinnilla saavutetaan merkittävää kustannussäästöä ja ympäristöystävällisyyttä, kun asiakirjojen haku tehostuu olennaisesti ja samalla arkistotilatarve vähenee. Tutustu arkiston digitoinnin mahdollisuuksiin...
Digitointipalvelumme yksinkertaistaa ja nopeuttaa laskujen käsittelyä. Palvelumme vastaanottaa paperilaskut, suorittaa skannauksen ja tietojen oikeellisuuden tarkistuksen oheistoimintoineen. Tutustu ostolaskujen skannausprosessiin...
Tarjoamme laajan valikoiman sovelluksia, jolla monitoimilaitteiden työnkulut voidaan sopeuttaa yrityksesi toimintatapoihin. Tutustu sovellusvalikoimaamme...
Pilvipalvelumme avulla asiakkaamme pääsevät nopeasti hyödyntämään prosessinhallintaa tukevia ohjelmistopalveluita. Tutustu pilvipalveluumme...