Kun työ sujuu, toimisto tuottaa – TIEDONHALLINTA
Tiedonhallinta tehostaa ja turvaa kaiken kokoisten yritysten toimintaa, toimialasta riippumatta
Tehokas tiedonhallinta on avainasemassa aikaansa seuraavan yrityksen menestyksessä. Kasvava tietomäärä ja monimutkaistuvat prosessit edellyttävät älykkäitä ratkaisuja, jotka varmistavat, että oikea tieto on oikeaan aikaan saatavilla – helposti ja turvallisesti. Kehittyneet ratkaisumme auttavat yrityksiä hallitsemaan tietoa koko sen elinkaaren ajan, aina sen luomisesta arkistointiin saakka.
Office Innovations Finlandin tiedonhallinnan ratkaisut on suunniteltu parantamaan yrityksesi tehokkuutta, vähentämään manuaalista työtä ja varmistamaan tiedon korkean turvallisuuden. Olipa kyse dokumenttien hallinnasta, työnkulkujen automatisoinnista tai sähköisistä allekirjoituksista, meidän palvelumme mukautuvat täsmälleen yrityksenne tarpeisiin.
Toimiva tiedonhallinta tuo selkeitä hyötyjä
Tehokkuus paranee
Ratkaisumme vähentävät manuaalista työtä ja automatisoivat tiedonhallintaprosesseja, jolloin työntekijät voivat keskittyä olennaiseen.
Kustannussäästöt
Optimoimalla prosessit ja vähentämällä paperinkulutusta autamme yritystäsi saavuttamaan merkittäviä säästöjä.
Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus
Kehittyneet tiedonhallintaratkaisut varmistavat, että yrityksenne tiedot pysyvät turvassa ja että toiminta täyttää kaikki lainsäädännön vaatimukset.
Tiedon saatavuus
Keskitetty tiedonhallinta takaa sen, että tieto on aina helposti saatavilla niille, jotka sitä tarvitsevat, mikä tehostaa päätöksentekoa ja parantaa yhteistyötä.
Kaikille liiketoiminnan osa-alueille
Tiedonhallinnan ratkaisumme tarjoavat kattavat työkalut yrityksille, jotka haluavat parantaa tehokkuuttaan ja varmistaa tiedon turvallisuuden kaikilla liiketoiminnan osa-alueilla. Oli kyseessä sitten johtotaso, HR, myynti, tuotanto, ICT tai markkinointi, ratkaisut on suunniteltu tukemaan kunkin osa-alueen tarpeita ja prosesseja.
Johto varmistaa, että sopimukset – kuten kierrätykseen, hyväksyntään, hankintaan, partnereihin ja asiakkaisiin liittyvät sopimukset – ovat hallinnassa ja noudattavat GDPR-vaatimuksia. HR:n puolella tiedonhallinta kattaa työsopimukset, pätevyystodistukset, koulutukset ja sertifikaatit, varmistaen, että henkilöstöön liittyvä dokumentaatio on ajan tasalla ja helposti saatavilla.
Myynnissä ratkaisut tehostavat tarjousten sekä leasing- ja toimitussopimusten hallintaa, ja mahdollistavat muistiinpanojen säilyttämisen selkeässä ja järjestetyssä muodossa. Tuotannon osalta tiedonhallinta kattaa käyttö-, huolto- ja tuotanto-ohjeet sekä sertifikaatit ja tullaukset, mikä parantaa tuotannon sujuvuutta ja tehokkuutta. Lisäksi raportointiratkaisut tukevat jatkuvaa kehitystä ja laadunvalvontaa.
ICT-osaston tarpeisiin ratkaisut varmistavat, että raportit, sopimukset ja tarjoukset, samoin kuin GDPR-dokumentaatio, ovat turvallisesti hallinnoituja ja helposti saatavilla. Markkinointiosastolla tiedonhallinta kattaa esitteet, kuvat, tarjouspohjat sekä viestintä- ja markkinointisuunnitelmat, mahdollistaen yhtenäisen ja tehokkaan markkinointitoiminnan.
Kumppanimme DocuWare
DocuWare on moderni pilvipohjainen dokumentinhallintajärjestelmä, joka tarjoaa yrityksille tehokkaita ratkaisuja tiedonhallintaan ja työnkulkujen automatisointiin. Se yhdistää asiakirjojen tallennuksen, haun ja jakamisen saumattomasti yhteen alustaan, mahdollistaen paremman yhteistyön, nopeamman päätöksenteon ja korkeamman tietoturvan. DocuWare sopii kaikille toimialoille, ja sen ratkaisuja käytetään esimerkiksi sähköisen laskutuksen, henkilöstöhallinnon ja asiakaspalvelun tehostamiseen. Helppokäyttöisyys, joustavuus ja skaalautuvuus tekevät DocuWaresta luotettavan valinnan yrityksille, jotka haluavat virtaviivaistaa prosessejaan ja siirtyä kohti paperitonta toimistoa.
Esimerkkejä tiedonhallinnan ratkaisuista ja niiden tuomista säästöistä
Rekrytointi ja työhakemukset
Rekrytointiprosessi sujuu huomattavasti helpommin tiedonhallinan järjestelmän avulla. Se sisältää työnhakemusten ja perehdytyspaperien käsittelyyn tarkoitettuja työkaluja, jotka mahdollistavat hakijoiden ja uusien työntekijöiden tietojen lähettämisen yhden portaalin kautta.
Verkkolomakkeet tarjoavat käyttäjäystävällisen tavan kerätä tarkkoja tietoja. Lomakkeissa on sisäänrakennettu ehdollinen logiikka, joka ohjaa lomakkeen täyttöä käyttäjän syöttämien tietojen perusteella. Esimerkiksi jos käyttäjä vastaa kysymykseen ’kyllä’, lomake antaa heille lisätietoja ja ’ei’ -vastauksessa tarpeettomat kentät eivät kuormita näyttötilaa. Sähköiset lomakkeet tuottavat myös lajiteltavia tuloksia, mikä mahdollistaa epäpätevien hakijoiden poissulkemisen.
Säästöt:
Minkä tahansa paperipohjaisen tehtävän automatisointi säästää aikaa ja lisää tehokkuutta. Erityisesti työnhakemusten käsittely tiedonhallinnan työkalujen avulla mahdollistaa laajemman hakijoiden valikoiman, koska hakuprosessi on kitkaton ja keskitetty hakemusdatan tietokanta vähentää hakemusten käsittelyyn käytettävää aikaa.
Laskujen käsittely
Automaattisella laskujen käsittelyllä laskut tallennetaan, digitoidaan ja indeksoidaan ennen kuin ne ohjataan ennakkoon määriteltyjen työnkulkujen kautta hyväksyttäväksi, maksettavaksi ja arkistoitavaksi hakukelpoiseen, keskitettyyn tietokantaan.
Säästöt:
Laskujen käsittely manuaalisesti vie aikaa, kun useita työntekijöitä tarvitaan huolehtimaan dokumenttien kuljettamisesta prosessin läpi. Tämä aiheuttaa riskejä datan katoamisesta tai virheiden esiintymisestä matkan varrella. Tiedonhallinnan työkalujen avulla laskut liikkuvat prosessin läpi automaattisesti.
Sähköinen allekirjoitus
Sähköinen allekirjoitus viittaa mihin tahansa prosessiin, jolla asiakirja voidaan allekirjoittaa digitaalisesti. Sähköisten allekirjoitusten käyttö on nykyään yleinen käytäntö, sillä niitä pidetään laillisesti pätevinä useimmissa tapauksissa. DocuWare Signature Service varmistaa, että asiakirjasi allekirjoitetaan digitaalisesti todennetun luotettavan palveluntarjoajan toimesta.
Säästöt:
Fyysisten allekirjoitusten vaatiminen on erittäin tehotonta. Prosessi edellyttää paperista kopiota, joka on lähetettävä tai toimitettava allekirjoittajalle ja takaisin. Allekirjoitettu asiakirja on sen jälkeen skannattava arkistointia varten.
Digitaalisia allekirjoituksia käyttämällä voi poistaa useita tarpeettomia vaiheita, mikä vähentää merkittävästi inhimillisten virheiden riskiä ja viiveitä. Digitaalisesti allekirjoitettua asiakirjaa ei voi kadottaa, ja vielä merkittävämpää on, että transaktiota odottava allekirjoitus ei viivästy päivien ajaksi, kun asiakirja liikkuu paikasta toiseen.
Dokumenttien etäkäyttö
Tiedonhallinnan työkalujen avulla kaikki liiketoiminnalle kriittiset dokumentit säilytetään keskitetyssä tietokannassa, jota voidaan käyttää mistä tahansa, kun työntekijällä on tarvittavat tunnisteet. Dokumentti voidaan avata aina kun työntekijä tarvitsee sitä, pyytämättä valtuuksia ensin toiselta henkilöltä.
Säästöt:
Mahdollisuus käyttää dokumentteja etänä mahdollistaa työntekijöiden välisen yhteistyön joustavammin, mikä tekee organisaatiosta nopeamman ja reagoivamman. Se myös antaa mahdollisuuden vastata asiakkaiden tarpeisiin nopeammin, mikä johtaa parannettuun asiakastyytyväisyyteen.
Kilpailukyvyn varmistaminen työmarkkinoilla, jossa työntekijät haluavat vaihtoehtoja työn suorittamiselle. Tämä tarkoittaa siirtymistä kohti etä- ja hybridivaihtoehtoja, koska erittäin pätevät työnhakijat, jotka vaativat tätä joustavuutta ovat yhä tarkempia valitessaan, missä he haluavat työskennellä.
Integrointi sähköpostin ja muiden sovellusten kanssa
Tiedonhallinnan järjestelmä mahdollistaa kaikenlaisen datan sekä dokumenttien tallennuksen ja käytön yhdessä paikassa. Sähköpostiohjelmat on suunniteltu viestintää varten, ei järjestäytyneen tallennuksen, tietoturvan tai nopean haettavuuden takia. Sähköpostinhallintaan tarkoitetun komponentin avulla järjestelmä integroituu Microsoft Outlookin ja muiden sähköpostiohjelmien kanssa.
Ilman toimistotyön automaatiota tehtävät keskeytyvät usein, koska työntekijöiden on vaihdettava ohjelmia löytääkseen relevantin tiedon. Nykyaikaiset tiedonhallinnan työkalut voivat luoda yksinkertaisia integraatioita muiden sovellusten kanssa, jotta esimerkiksi niihin liittyvät asiakirjat tulevat näkyviin ERP- tai kirjanpito-ohjelmiston näytölle yhdellä napsautuksella.
Säästöt:
Nykyaikaisen tiedonhallinnan järjestelmän käyttöönotto ja sen integrointi päivittäin käyttämiesi sovellusten kanssa virtaviivaistaa työsuoritteita ja on tärkeä osa kehityksen mukana pysymistä.
Automaattinen työnkulku
Automaattinen työnkulku poistaa manuaaliset prosessit tärkeistä, liiketoimintakriittisistä tehtävistä ja mahdollistaa erilaisten sääntöjen soveltamisen sekä dokumenttien automaattisen reitityksen. Tämän johdosta dokumentti on jatkuvasti saatavilla kaikille, joilla on siihen katselu- tai muokkausoikeus.
Säästöt:
Manuaaliset prosessit johtavat usein pullonkauloihin sekä virheisiin ja dokumentti voi odottaa päiviä seuraavaa prosessin vaihetta, eikä välttämättä päädy oikeaan paikkaan. Automaattisella työnkululla voit olla varma, että dokumentti ohjataan oikein ja oikealle taholle. Järjestelmä myös lähettää muistutuksia, jos ennalta määriteltyjä toimenpiteitä ei ole toteutettu määräajassa.
Lisäksi versiohallinta poistaa sekaannuksen, joka aiheutuu kiertävistä paperidokumenteista tai sähköpostien varaan jätetystä kirjeenvaihdosta.
Paperittomat prosessit
Paperittomuuden edut ja mahdollisuudet ovat rajattomat. Etäyhteys kaikkiin dokumentteihin varmistaa, että yrityksesi on valmiina yhä enemmän etätyöhön suuntautuvassa kulttuurissa. Se mahdollistaa työntekijöiden työskentelyn missä tahansa maksimoiden yritystoiminnan tehokkuuden ja tuottavuuden.
Säästöt:
Paperi tulostuksineen on jo sinällään kustannus. Ja kun otetaan huomioon paperidokumentin katoamis- tai tuhoutumisriski, kaksoiskappaleista aiheutuva tehottomuus ja tietojen saatavuuden puute sekä jakamisen hankaluus, tuo paperittomuus selvää säästöä.
Toimiva tiedonhallinta vastaa yrityksen tarpeisiin
Kokosimme asiakasyritystemme yleisimpiä tarpeita kehittää tiedonhallinnan ratkaisuja. Tarkasta, osuvatko tarpeet teidän toimintaanne.
Kustannuksiin perustuvat tarpeet
- Tarvetta vähentää manuaalisia työvaiheita
- Rajalliset resurssit hallinnossa tai IT:ssä
- Oikean tiedon löytämiseen menee aikaa
- Hankalat kansiorakenteet vaikeuttavat tiedon tallennusta ja hakua
- Sopimuksia ei löydy tai sopimusten päättyminen ei tiedossa
- Sopimuksia säilytetään paperilla ja mapeissa
- Puuttuva automaatio sopimusten uusimiseen
- Halutaan digitoida paperipohjaisia prosesseja tehokkaammiksi
- Ei haluta investoida raskaasti dokumenttien hallinnan ratkaisuihin
- Halutaan edetä vaiheittain tiedonhallinnan ratkaisujen käyttöönotossa
Hallinnolliset tarpeet
- Oikeuksien määrittely arkistoidun tiedon kansiorakenteissa hankalaa ja aikaavievää
- Tarve muodostaa keskitetty arkistointi ja haku yritystiedolle
- Dokumentteja monissa paikoissa yrityksen verkossa
- Halutaan arkistoida tietoa eri lähteistä, esim. sähköposteja, kuva-arkistoja, tietokantoja jne.
- Halutaan skaalautuva, eri osastojen tarpeisiin soveltuva tiedonhallinnan ratkaisu
- Auditointeihin valmistautumiseen ja dokumenttien keräämiseen käytetään liikaa aikaa
- Halutaan optimoida dokumentteihin pääsyä eri laitteilta esim. mobiilisti
- Projekteihin ja hankkeisiin liitttyvät dokumentit eivät löydy yhdestä paikasta
- Ei varmuutta dokumenttien oikeasta versiosta
Toimintaympäristön tarpeet
- Parannettavaa työtyytyväisyydessä ja kuormittavien manuaalisten työvaiheiden vähentämisessä
- Tarvetta siirtää tietoa järjestelmästä toiseen
- Halutaan keskittää työntekijöiden henkilötiedot yhteen turvattuun arkistoon
- Henkilöstön perehdytyksen ja lähtemisen prosesseissa kehitettävää
- Rekrytoinnin ja perehdytyksen prosesseihin tarvitaan automaatiota ja tehokkuuutta
- Halutaan välitön pääsy tietoon menemättä yrityksen järjestelmien kautta
- Halutaan tukea ratkaisuja etänä työskenteleville tietotyöläisille
- Tarvetta työstää tiiminä yhteisiä dokumentteja
- Halutaan lähettää tai hyväksyttää dokumentteja asiakkaalla
Strategiset, prosesseihin liittyvät tarpeet
- Ei varmuutta henkilötietojen oikeasta säilytyksestä yrityksen verkossa
- Halutaan tehostaa tietoturvaa ja ehkäistä kyberuhkia yritytasolla
- Halutaan luoda yritykselle automaatio-/pilvistrategia
- Tarvetta tehostaa koko yrityksen infrastruktuurin resilienssiä erilaisille uhille
- Halutaan kehittää prosesseja sertifikaattien saavuttamiseen
- Sähköisiin allekirjoituksiin halutaan kansainvälinen standardi ja korkein tietoturvataso
- Halutaan arkistoida automaattisesti sähköisesti allekirjoitetut sopimukset
- Halutaan tukea kestävän kehityksen käytäntöjä
Katso Taitava toimisto™ -konseptin esittelyvideo
Taitava toimisto™ on innovatiivinen ja kokonaisvaltainen toimintamalli ja konsepti, jossa yrityksenne tulostusympäristöstä, dokumenttityöskentelystä ja tiedonhallinnasta tehdään keskeytyksettä toimivaa, kustannustehokasta, tietoturvallista ja tuottavaa strategisella suunnittelulla, alan tehokkaimmilla työkaluilla ja asiantuntevalla ylläpidolla. Tuotimme tämän esittelyvideon avaamaan monipuolisen kokonaisuuden sisällön ja toiminnot. Tutustu!
Varaa aika asiantuntijalle!
Tarjoamme veloituksettoman neuvonnan (Teams, n. 30min), jossa saat kattavat lisätiedot tarjoamistamme palveluista sekä konkreettisen ehdotuksen kehitystoimenpiteistä.
